reklama Prowadzenie sprzedaży internetowej daje swobodę działania, ale nakłada też obowiązki podatkowe. Wielu właścicieli e-sklepów zastanawia się, czy muszą ewidencjonować transakcje na urządzeniu fiskalnym oraz jaki model sprawdzi się przy kilku lub kilkudziesięciu zamówieniach dziennie. Czy zawsze potrzebna jest kasa fiskalna, a może lepszym rozwiązaniem będzie drukarka współpracująca z systemem sprzedaży? Sprawdź, jakie masz możliwości i wybierz sprzęt dopasowany do skali działalności!
Kiedy sklep internetowy nie musi mieć kasy fiskalnej?
Pierwszym wyjątkiem jest limit obrotu wynoszący 20 000 zł w bieżącym oraz poprzednim roku podatkowym. Jeżeli przedsiębiorca nie przekroczył tej kwoty w sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, może korzystać ze zwolnienia. Limit dotyczy wszystkich branż, a nie wyłącznie handlu online.
Drugą sytuacją jest dostawa towarów w systemie wysyłkowym, pod warunkiem że zapłata trafia w całości za pośrednictwem banku, poczty lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Chodzi o przelewy tradycyjne oraz płatności elektroniczne realizowane przez operatorów płatności. Dokumentacja musi jednoznacznie wskazywać, kto dokonał zapłaty oraz jakiego towaru dotyczyła transakcja. W ewidencji powinny znaleźć się dane nabywcy, takie jak imię, nazwisko i adres.
Jakie towary są objęte bezwzględnym obowiązkiem ewidencji?
Istnieją grupy produktów, przy których limit obrotu ani forma zapłaty nie mają znaczenia – zawsze należy je ewidencjonować przy użyciu urządzenia fiskalnego. Należą do nich m.in.:
- części do silników oraz silniki spalinowe wewnętrznego spalania – w tym tłokowe;
- nadwozia pojazdów silnikowych, przyczepy, naczepy i ich elementy;
- sprzęt radiowy, telewizyjny, telekomunikacyjny oraz fotograficzny z wyłączeniem akcesoriów;
- wyroby z metali szlachetnych oraz towary je zawierające;
- nośniki danych cyfrowych i analogowych – zapisane oraz niezapisane;
- wyroby tytoniowe, alkoholowe powyżej 1,2% oraz perfumy i wody toaletowe.
Lista jest dłuższa i obejmuje również paliwa czy wyroby alkoholowe o wysokiej zawartości alkoholu nieprzeznaczone do spożycia. W takich przypadkach decyzja o zakupie urządzenia fiskalnego nie podlega dyskusji.
Co wybrać do e-commerce – urządzenie online czy z kopią elektroniczną?
Osoby zobowiązane do ewidencji muszą zdecydować, jaki typ sprzętu wybrać. Obecnie sprzedaż modeli z kopią elektroniczną została zakończona, dlatego podatnicy rozpoczynający działalność kupują kasy online. Starsze urządzenia mogą być używane do momentu ich wyeksploatowania, jednak wymiana pamięci fiskalnej nie jest już możliwa.
Modele online przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas. Oznacza to wymóg zapewnienia stałego połączenia z siecią oraz nieprzerwaną wymianę danych pomiędzy Repozytorium i kasą fiskalną.
Jaka kasa fiskalna do sklepu internetowego będzie odpowiednia przy niewielkiej liczbie transakcji?
Przy kilku lub kilkunastu zamówieniach dziennie nie ma potrzeby inwestowania w rozbudowane systemy. Wystarczy niewielka, mobilna kasa fiskalna do sklepu, która sprawnie zarejestruje sprzedaż i nie zajmie dużo miejsca. Najważniejsze parametry to liczba pozycji w bazie towarowej oraz prostota obsługi.
Dobrym przykładem jest Novitus Nano Online, która pozwala zaprogramować do 20 000 pozycji towarowych. To wystarczająca pojemność dla większości małych i średnich sklepów internetowych, które systematycznie poszerzają ofertę. Urządzenie jest kompaktowe, proste w obsłudze i sprawdza się przy standardowej liczbie transakcji.
Alternatywą pozostaje Posnet Ergo Online z bazą startową 4 000 produktów i możliwością jej rozszerzenia do 6 000 lub 8 000 pozycji. Takie rozwiązanie daje większą swobodę przy rozwoju asortymentu bez konieczności wymiany sprzętu. W segmencie mobilnych urządzeń popularna jest również Elzab K10 Online z ekranem dotykowym i niewielką obudową.
Drukarka fiskalna jako alternatywa dla kasy
Przy dużej liczbie zamówień oraz rozbudowanym katalogu produktów lepszym wyborem może być drukarka współpracująca z programem sprzedażowym. Tego typu urządzenie wymaga podłączenia do komputera, lecz oferuje znacznie większą bazę towarową oraz możliwość wydruku dokumentów niefiskalnych, takich jak kupony rabatowe czy informacje promocyjne.
Dodatkowym atutem drukarki fiskalnej jest możliwość korzystania z e-paragonów. W sprzedaży internetowej rozwiązanie to pozwala ograniczyć liczbę papierowych dokumentów i usprawnić realizację zamówień. Klient otrzymuje paragon elektronicznie, a cały proces może przebiegać sprawniej niż w przypadku tradycyjnych wydruków.
Wśród propozycji drukarek warto wskazać Elzab ZETA Online z bazą do 500 000 produktów. To opcja dla sklepów, które mają szeroki katalog i potrzebują dużej pojemności bazy towarowej. Model ten współpracuje z systemem sprzedażowym i sprawdza się przy większej liczbie transakcji.
Kolejną opcją jest Novitus Deon Online obsługująca nawet 1 000 000 pozycji. Tak wysoki limit pozwala rozbudowywać ofertę bez obaw o ograniczenia sprzętowe.
Wybór urządzenia a rozwój sklepu internetowego
Decyzja o zakupie kasy lub drukarki powinna wynikać z analizy asortymentu, liczby transakcji oraz planów rozwoju. Mały sklep z ograniczoną bazą produktów może korzystać z mobilnej kasy online. Rozbudowany e-commerce z tysiącami pozycji w ofercie zyska większą swobodę przy zastosowaniu drukarki fiskalnej. Warto też uwzględnić integrację z systemem magazynowym oraz oprogramowaniem sprzedażowym, aby proces obsługi zamówień przebiegał sprawnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
